La importancia de un DMS en el centro de reparación
Por: Juan de Dios Vilchis
En la actualidad el uso de un sistema de Gestión de la información se vuelve vital para la administración de los recursos en los Centros de Reparación, al no contar con él se tienen riesgos importantes por falta de control y posibles efectos en el aumento de costos y perdida de tiempo al encontrar la información que se necesita, es por ello que es importante que el CDR comprenda y analice lo que realmente implica implementar un DMS (Document Management System).
Antes de la adopción del DMS
La implementación de un DMS no consiste únicamente en instalar computadoras y cargarles un software. El objetivo es que los empleados del CDR utilicen la herramienta para incrementar su eficiencia y olvidarse de estar buscando documentos por todo el taller.
Una implementación de un DMS representa un cambio para el personal y como todo cambio, implica temor e incertidumbre ante lo desconocido.
Por eso, en todo proceso de cambio, es necesario motivar y preparar al personal o grupos de trabajo para el cambio. De modo tal que todo el personal tome conciencia de la existencia de una oportunidad de mejora a partir de este cambio.
La clave está dada por el compromiso, no solo de los directivos del CDR, sino de todo el personal.
Además es importante analizar los procesos previos para la implementación de un nuevo sistema administrativo.
Un proveedor de DMS debe realizar, con la colaboración del personal del CDR, un cuidadoso relevamiento de datos y evaluación de las prácticas de la organización. Esto es indispensable para diseñar el proyecto en conjunto y reducir las fricciones que puedan surgir.
El objetivo consiste en alcanzar un adecuado balance entre nuevas herramientas destinadas a mejorar los procesos y el mantenimiento de ciertas prácticas eficaces utilizadas hasta el momento.
Después de la implementación del DMS
Elegir e implementar un DMS es un gran paso hacia las buenas prácticas de la administración dentro del CDR, pero no solo alcanza esto.
Es necesario que el personal pueda aprovechar al máximo todo el potencial que el sistema tiene para ofrecerle. Por lo tanto, un buen DMS debe tener en cuenta dos puntos indispensables para ayudar a clientes.
Estudios EE.UU. demuestran que, sin el entrenamiento periódico, solo se utiliza entre un 30% y 50% del sistema de gestión, perdiéndose así el gran potencial que realmente tiene la herramienta.
Por lo tanto el entrenamiento constante y adecuado al personal en el uso del DMS permitirá que se optimice la forma de trabajo.
El adquirir un DMS no es lo costoso, sino que al no tenerlo lo que elevan los costos dentro del CDR son las pérdidas de tiempo dentro del taller por no ubicar la documentación que se requiere al instante.
